Spil hinanden gode…
Der er både tid, penge og kvalitet at hente i det gode samarbejde. Det er vi hos PLADS endnu engang blevet bekræftet i, i vores seneste opgave: 5 byrumsforsøg i Middelalderbyen. Her har PLADS haft projektstyringen fra idéoplæg til anlægsprojekt. Et projekt, hvor behovet for at spare tid og penge, har været mærkbart, og hvor ambitionerne for kvaliteten, har været høje. For med et budget på blot 5 millioner til både proces, realisering og evaluering samt en fastlagt tidsramme på blot fem måneder, skulle projektet nå fra den spæde idé til et færdigt installeret forsøg, i de fem udvalgte zoner i Middelalderbyen aka Københavns historiske bycentrum omkring Strøget. Med andre ord, et projekt, hvor alle har skullet løbe stærkt, og helst i samme retning, uden for megen slinger i valsen!
Det gode samarbejde kræver et godt håndslag
Et godt samarbejde er grundlaget for et godt projektforløb og en god løsning. Når beslutninger og løsninger skal findes hurtigt, er der behov for løbende at få afstemt, om alle deltagere var med hele vejen, så vi hurtigt kunne få korrigeret processen, hvis der opstod "huller" på vejen. Her har det været afgørende med en tydelig, responsiv og agil ledelse, hvor de fem grundelementer i den anerkendte metode Håndslaget, har været bærende for det succesfulde samarbejde og forløb (Læs mere om Camilla Raymonds håndslag her: dpf.dk). Denne grundmetode, er efterhånden blevet en indgroet “vane” i PLADSs projektudvikling. Håndslaget er mere end en mekanisk metode, men et værktøj som fortjener at blive fremhævet, da den tydeliggør de helt essentielle grundsten, der baner vejen for et dynamisk og tilpasningsdygtigt samarbejde.
De fem huskeregler for det gode samarbejde
Metoden bygger på fem grundelementer, der skal tages hånd om, for at sikre et dynamisk og robust samarbejde. De fem grundelementer består af:
Klare rammer for opgaven
Fælles retning
Klare roller i samarbejdet
Tillidsfulde relationer
Klare fælles spilleregler
Trods den ultrakorte deadline på de fem Byrumsforsøg i Københavns Middelalderby, har vi erfaret, hvordan et vedholdende fokus på disse fem grundelementer igennem hele planlægningsforløbet har bidraget til et samarbejde, der ikke blot har været velfungerende og effektivt, men også tilpasningsdygtigt og samtænkende. Det har styrket både idéer og løsninger i processen. Alle tilpasninger blev hurtigt handlet på, og blev rettet op på i en stærk fælles indsats.
Klare rammer og forståelse for opgaven
I opstarten af samarbejdet, brugte vi tid på at tydeliggøre og afstemme forventningerne imellem samarbejdets deltagere, så alle havde samme opfattelser af rammer, retning og regler. Dette skabte klarhed om hinandens roller og ressourcer, så vi fik trukket rettidigt og meningsfuldt på de rette ressourcer i opgaveløsningen.
”Samarbejde med forvaltning, arkitekter og myndigheder har været smidigt og velfungerende”, siger Mogens Møller fra ViaTrafik. ”Her fik jeg omsat min faglighed og kompetence 1:1, idet vores trafikgranskning blev indarbejdet direkte i projektudviklingen. Alle gik løsningsorienteret og kreativt til opgaven, hvilket medvirkede til at få forudsætninger og godkendelser af trafikale forhold på plads til tiden. Det var spændende og lærerigt for os at være med i”.
Klare roller og tillidsfulde relationer styrker den fælles handlekraft
Når det på mindre end 10 uger er lykkedes at komme fra idéoplæg, konkretisering og myndighedstilladelser til endeligt anlægsprojekt, skyldes det bl.a. at alle deltagere sad samtidig omkring bordet og bidrog med det, som de var bedst til.
Det har været vigtigt at opbygge en fælles forståelse og anerkendelse af hinandens roller i samarbejdet, og skabe klare indbyrdes relationer. Med den ultrakorte tidsramme, var vi klar over, at det var afgørende at skabe de bedst mulige forudsætninger for et tillidsfuldt samarbejde, da vi ikke havde tid til, at nogle skulle sidde og putte med vigtige informationer, viden eller gode ideér i processen. Vi var nødt til at have alle spillere med om bordet fra start til slut, og vi måtte spille med åbne kort.
"Den åbne tilgang og direkte dialog sparede os for mange omveje”, siger Mikael Daugaard fra Sven Bech Aps, hovedentreprenør i projektet. ”Ved at spille med åbne kort, lægge anlægsbudgettet på bordet og bygge det op fuldt transparent, fandt vi hurtigt de anlægsmæssige udfordringer, justerede sammen og optimerede landskabsarkitektens design".
Ved at spille med åbne kort og vise tillid til hinanden i processen, har vi oplevet, at der er opstået et stærkt ”vi” i samarbejdet, hvor alle har været helt klare på, hvad “de andre” bidrog med og samtidig vist stor indbyrdes anerkendelse af hinandens bidrag i samarbejdet. På den måde er tilpasninger ikke blot blevet justeret effektivt, men også med stor gensidig forståelse imellem parterne i projektet.
"Vores faglighed og idégenerering fik lov at komme i spil under hele projektudviklingen af byrumsforsøget", siger Ole Schrøder, partner i TREDJE NATUR. "At få mulighed for at skabe en stærk bærende idé og narrativ har helt sikkert været medvirkende til at samarbejdet og projektforløbet har været en succes. Det var et spændende og super konstruktivt designforløb, hvor vi hver især bidrog med det vi var bedst til, om det var entreprenøren, brandrådgiveren, opgavestiller eller de kommunale fageksperter. Vi forstod og havde respekt for hinandens faglighed, hvilket helt klart har gjort projektet bedre. På den måde kom vi hurtigt igennem en ellers kompleks design- og projekteringsproces."
Med en transparent projektudvikling, skabte vi en tydelig ramme, hvor alle deltagere uanset rolle har forstået og respekteret de enkelte rammer og forudsætninger (økonomi, regler, tidsplan, krav mv.) og derfor selv kunne bidrage optimalt. Samtidig har det tillidsfulde samarbejde, og synligheden af alle deltageres værdi og betydning i samarbejdet, gjort det lettere at trække på hinandens ressourcer og spille hinanden gode.
Agil og værdibaseret bygherre og myndighed
Når dette projekt lykkes på den utrolig korte tid, var det også fordi bygherre var ambitiøs og visionær. Der var stor opbakning til at finde løsninger hurtigt og sagsbehandlingen var smidig. De kommunale fagspecialister og myndighedsansvarlige var med i hele forløbet på sidelinjen, således blev deres kompetencer og krav spillet ind i projektudviklingen som et aktiv i designprocessen.
Læs om byrumsforsøget, formålet og målet om mindre biltrafik - mere hverdagsliv her